Como converter códigos postais de 9 dígitos para o formato de 5 dígitos no Excel?

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Converter códigos postais de 9 dígitos em códigos postais de 5 dígitos com uma fórmula

Quando pretende manter apenas os primeiros 5 dígitos de um código postal de 9 dígitos no Excel — quer o seu código postal apareça como uma simples sequência numérica, quer no formato "12345-6789" — as fórmulas oferecem uma solução simples e eficaz.

Explicação: A fórmula ESQUERDA extrai os primeiros 5 dígitos do valor de uma célula. Funciona quer o código postal apareça como "12345-6789", quer como uma simples sequência de 9 dígitos — desde que os primeiros 5 dígitos sejam os pretendidos.
Cenários aplicáveis: Este método é ideal para situações em que todos os códigos postais começam com a base correta e não é necessário validar o seu formato.

Introduza a seguinte fórmula numa célula vazia (por exemplo, B2):

Após confirmar com Enter, arraste a alça de preenchimento para baixo para aplicar a fórmula ao resto da sua lista — cada célula irá agora exibir apenas os primeiros 5 dígitos do respetivo código postal.

Dica: Se os seus códigos postais puderem conter espaços ou delimitadores diferentes, ou não estiverem todos formatados de forma consistente, verifique primeiro se existem caracteres fora do formato padrão e considere utilizar as funções COMPACTAR ou SUBSTITUIR para limpar os dados antes da extração.

Nota: Se encontrar um erro ou um resultado inesperado, verifique se a célula original contém menos de 5 dígitos, espaços adicionais ou se está formatada como número em vez de texto. Estes problemas podem afetar o resultado da fórmula.

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Converter códigos postais de 9 dígitos em códigos postais de 5 dígitos com uma funcionalidade útil

Se tiver o Kutools para Excel, a funcionalidade Remover caracteres de uma posição torna extremamente simples encurtar códigos postais de 9 dígitos para 5 dígitos. Esta abordagem é ideal para processar rapidamente listas extensas, sem precisar de introduzir fórmulas nem se preocupar com o formato da célula.

Após instalar Kutools para Excel, proceda da seguinte forma:

1. Formate as suas células de código postal como Texto: selecione a sua lista e, em seguida, aceda a Base e escolha Texto no menu pendente Formato de Número. Este passo ajuda a impedir que o Excel remova zeros à esquerda.

2. Clique em Kutools > Texto > Remover caracteres de uma posição:

3. Na caixa de diálogo Remover caracteres de uma posição, introduza 5 na caixa Números, selecione A partir da direita em Posição (remover 5 caracteres do final deixa os primeiros 5 dígitos) e, em seguida, clique em OK. Os seus códigos postais serão imediatamente reduzidos a 5 dígitos:

Dica: Confirme sempre se os seus códigos postais têm um comprimento uniforme e não contêm caracteres ou separadores inesperados. Se os seus códigos postais estiverem em formatos mistos, verifique cuidadosamente os efeitos das operações em lote.

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Converter códigos postais de 9 dígitos em códigos postais de 5 dígitos utilizando Texto em Colunas

Se os seus códigos postais estiverem no formato padrão com um hífen, como "12345-6789", a funcionalidade Texto em Colunas do Excel oferece uma forma rápida e precisa de os separar. Este método divide o seu código de 9 dígitos em duas colunas, permitindo-lhe manter apenas os primeiros 5 dígitos.

Cenários aplicáveis: Mais indicado para listas em que os códigos postais utilizam consistentemente um hífen como separador e pretende manter apenas o código principal para envios ou registos.

1. Selecione a coluna que contém os seus códigos postais de nove dígitos.

2. Aceda ao separador Dados e clique em Texto em Colunas. Isto abrirá um assistente de configuração.

3. Escolha Delimitado e clique em Seguinte.

4. Em Delimitadores, marque a caixa Outro e introduza um hífen - como delimitador. Em seguida, clique em Seguinte.

5. Especifique, se necessário, a célula de destino e clique em Concluir. Os seus códigos postais serão divididos de modo a que apenas os primeiros cinco dígitos permaneçam na primeira coluna.

Dica: Após a divisão, pode eliminar ou ignorar a coluna secundária que contém a parte alargada do código postal.

Nota: Para códigos postais que não utilizem um hífen ou que tenham um formato diferente, este método poderá não ser aplicável. Certifique-se de que os seus dados estão padronizados ou considere utilizar uma das outras abordagens descritas neste artigo.

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Converter códigos postais de 9 dígitos em códigos postais de 5 dígitos com uma macro VBA

Para processamento em massa automatizado — especialmente com folhas de cálculo extensas ou tarefas recorrentes —, pode utilizar uma macro VBA para reduzir todos os códigos postais no intervalo selecionado aos primeiros 5 dígitos. Esta solução é ideal se os seus dados forem inconsistentes, incluírem zeros à esquerda ou se pretender uma conversão em lote sem recorrer a fórmulas nem a passos manuais.

Cenários aplicáveis: Ideal para utilizadores avançados ou para o processamento regular de listas extensas com formatos variados. Basta selecionar o intervalo relevante e a macro aplica automaticamente o comprimento pretendido do código postal.

1. Abra o Excel e clique em Ferramentas de Programador > Visual Basic. Na janela Microsoft Visual Basic para Aplicações, selecione Inserir > Módulo.

2. Cole o seguinte código na área do módulo:

Sub TrimZipCodesToFiveDigits()
    Dim WorkRng As Range
    Dim Rng As Range
    Dim xTitleId As String
    Dim zipValue As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select Zip Code Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    
    For Each Rng In WorkRng
        zipValue = Rng.Value
        If Len(zipValue) >= 5 Then
            Rng.Value = Left(zipValue, 5)
        End If
    Next
End Sub

3. Na janela do VBA, clique no botão Executar para executar o código. Irá aparecer uma caixa de diálogo para selecionar o intervalo dos seus códigos postais. Após a confirmação, todos os códigos postais nas células selecionadas serão reduzidos aos primeiros cinco dígitos.

Dicas e Precauções: Antes de executar a macro, faça uma cópia de segurança dos seus dados para evitar perdas acidentais. Se os códigos postais incluírem caracteres especiais ou tiverem formatação inconsistente, verifique se o resultado corresponde às suas expectativas.

Resolução de problemas: Se a macro gerar erros, verifique se não tem folhas protegidas, células mescladas ou valores não numéricos no intervalo-alvo. Pode ajustar o código para lidar com esses casos ou limpar os seus dados previamente.

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