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Como categorizar cadeias de texto com base em palavras-chave no Excel?

AutorXiaoyang Data de Modificação

Ao trabalhar com grandes conjuntos de dados no Excel, é comum precisar organizar entradas de texto com base em palavras-chave específicas, facilitando assim a elaboração de relatórios e a análise dos dados. Por exemplo, imagine que tem uma lista de várias cadeias de texto na Coluna A e pretende categorizar cada entrada de acordo com as palavras-chave indicadas na Coluna D — como agrupar qualquer célula que contenha «Kutools» sob «Extendoffice» ou atribuir qualquer cadeia que mencione «futebol» ou «basquetebol» à categoria «Desporto». A imagem seguinte ilustra este cenário. Executar esta tarefa manualmente pode ser moroso e propenso a erros, especialmente à medida que o seu conjunto de dados cresce. Neste artigo, exploramos métodos práticos e eficientes para categorizar automaticamente essas cadeias de texto, garantindo uma organização rápida dos dados e uma melhoria significativa na qualidade do seu fluxo de trabalho no Excel.

categorizar cadeias de texto com base em palavras-chave

Categorizar lista de cadeias de texto com base em palavras-chave utilizando uma fórmula matricial

Categorizar cadeias de texto com base em palavras-chave utilizando código VBA

Categorizar lista de cadeias de texto com base em palavras-chave utilizando uma fórmula matricial

Pode utilizar uma fórmula matricial para atribuir automaticamente categorias a cadeias de texto com base na correspondência de palavras-chave — uma solução especialmente valiosa em grandes conjuntos de dados onde a classificação manual é inviável. As fórmulas matriciais oferecem capacidades avançadas de correspondência de padrões no Excel, permitindo-lhe estabelecer uma ligação dinâmica entre os seus dados e os respetivos grupos de palavras-chave. Esta abordagem revela-se ideal em cenários como a rotulagem automática de comentários de clientes, a organização de inventário ou a classificação de mensagens eletrónicas com base no seu conteúdo.

1. Organize os seus dados conforme necessário, normalmente com as cadeias de texto (a categorizar) na Coluna A, as palavras-chave na Coluna D e as respetivas categorias na Coluna E. Consulte a imagem de exemplo abaixo para ver uma disposição típica dos dados.

dados de exemplo

2. Aceda a uma célula vazia junto aos seus dados originais (por exemplo, comece na célula B2 se as suas cadeias estiverem em A2:A10) e introduza a seguinte fórmula matricial:

=INDEX($E$2:$E$8,MATCH(TRUE,ISNUMBER(SEARCH($D$2:$D$8,A2)),0))
  • Dicas: Nesta fórmula:
  • $E$2:$E$8: é o intervalo que contém os nomes das categorias a atribuir a cada cadeia de texto;
  • $D$2:$D$8: é a coluna que contém as palavras-chave que pretende localizar nas suas cadeias de texto;
  • A2: é a célula que contém a cadeia de texto a analisar e categorizar.

Para obter os melhores resultados, certifique-se de que a lista de palavras-chave e as respetivas categorias estão alinhadas por linha e de que não existem células vazias nos intervalos de procura. Verifique atentamente se há gralhas ou espaços extra nas palavras-chave, para evitar falhas na correspondência.

3. Prima Ctrl + Shift + Enter (em vez de apenas Enter) após introduzir a fórmula. O Excel irá envolver a fórmula entre chavetas, indicando que se trata de uma fórmula matricial. Desta forma, será gerada automaticamente a categoria adequada para a primeira entrada. Em seguida, utilize a alça de preenchimento para arrastar a fórmula ao longo da coluna e categorizar automaticamente todas as entradas da sua lista. Veja a imagem:

Categorizar lista de cadeias de texto com base em palavras-chave com fórmula de matriz

Ao utilizar fórmulas matriciais, é essencial premir a combinação correta de teclas e, ao copiá-las, assegurar que não está a comprometer a estrutura matricial. Se o seu intervalo de dados aumentar, atualize os intervalos na fórmula para garantir uma categorização precisa.

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Categorizar cadeias de texto com base em palavras-chave utilizando código VBA

Se precisar de categorizar regularmente grandes volumes de cadeias de texto e procurar uma solução flexível e automatizada, o VBA oferece uma forma eficaz de processar e atribuir categorias dinamicamente com base na correspondência de palavras-chave. Esta abordagem é ideal para utilizadores avançados que pretendam personalizar as suas regras de categorização ou integrá-las em fluxos de trabalho automatizados. Uma macro VBA pode reduzir drasticamente o esforço manual e garantir uma gestão robusta de erros nas associações personalizadas entre palavras-chave e categorias.

1. Abra o Editor do VBA no Excel clicando em Ferramentas de Programador > Visual Basic. Na janela que surgir, vá a Inserir > Módulo para criar um novo módulo. Copie e cole o seguinte código VBA no módulo:

Sub CategorizeByKeywords()
    Dim cell As Range
    Dim keywordRng As Range
    Dim categoryRng As Range
    Dim i As Integer
    Dim lastRowA As Long
    Dim lastRowD As Long
    Dim matchFound As Boolean
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    lastRowA = Cells(Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    lastRowD = Cells(Rows.Count, "D").End(xlUp).Row
    
    Set keywordRng = Range("D2:D" & lastRowD)
    Set categoryRng = Range("E2:E" & lastRowD)
    
    For Each cell In Range("A2:A" & lastRowA)
        matchFound = False
        For i = 1 To keywordRng.Rows.Count
            If InStr(1, cell.Value, keywordRng.Cells(i, 1).Value, vbTextCompare) > 0 Then
                cell.Offset(0, 1).Value = categoryRng.Cells(i, 1).Value
                matchFound = True
                Exit For
            End If
        Next i
        
        If Not matchFound Then
            cell.Offset(0, 1).Value = "" ' Assign blank if no keyword matched
        End If
    Next cell
End Sub

2. Para executar a macro, clique no botão Botão Executar«Executar» ou prima F5na janela do VBA. A macro irá processar todas as entradas na coluna A a partir da linha 2, procurar as palavras-chave listadas na coluna D e escrever a respetiva categoria da coluna E na coluna B.

Lembre-se de ajustar os intervalos de palavras-chave ou categorias sempre que a sua lista exceder o exemplo apresentado. Se necessário, personalize a macro para gerir correspondências sobrepostas ou múltiplas, ou para atribuir categorias predefinidas a itens sem correspondência. Faça sempre uma cópia de segurança dos seus dados antes de executar um novo código e guarde o seu livro no formato com macros ativadas (.xlsm) para reutilização futura.

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