Como preencher um valor padrão se a célula estiver em branco no Excel?

Em muitas planilhas do Excel, você pode precisar garantir que as células em branco não fiquem vazias — mas, em vez disso, exibam um valor padrão ou de espaço reservado. Essa é uma necessidade comum ao preparar dados para relatórios, garantir consistência nos dados ou ao compartilhar planilhas para evitar confusão ou registros incompletos. Neste artigo, você encontrará uma variedade de métodos práticos para preencher células em branco com um valor padrão — seja para uma única célula, um intervalo inteiro ou grandes conjuntos de dados. Considere as vantagens e cenários aplicáveis de cada método para escolher o melhor para sua tarefa específica no Excel.

Preencha um valor padrão se a célula de referência estiver em branco com fórmula

Preencha um valor padrão se a célula estiver em branco com Localizar e Substituir

Preencha um valor padrão se a célula estiver em branco com Ir Para Especial

Preencha o valor acima/abaixo ou um valor padrão se a célula estiver em branco com Kutools para Excel

Use macro VBA para preencher células em branco com um valor padrão especificado

Preencha um valor padrão se a célula de referência estiver em branco com fórmula

Quando você precisa exibir um espaço reservado específico ou um valor padrão em uma célula se outra célula referenciada estiver vazia, pode usar convenientemente uma fórmula do Excel. Por exemplo, se você tiver duas colunas — digamos, a coluna A contém respostas e a coluna B está configurada para espelhar essas respostas, mas deve mostrar “sem resposta” se a coluna A estiver em branco — essa abordagem de fórmula é apropriada.

Cenários aplicáveis: Essa técnica é ideal quando você deseja gerar dinamicamente uma coluna de resultados com base no conteúdo de outra coluna, especialmente útil em formulários, listas de feedback ou checklists para indicar informações ausentes. O principal benefício é que ela se atualiza automaticamente à medida que você altera os dados na coluna referenciada. No entanto, lembre-se de que as fórmulas não sobrescrevem as próprias células em branco — elas exibem um valor alternativo com base no status de outra célula.

Insira a seguinte fórmula na célula B1 (assumindo que você deseja verificar a célula A1):

=IF(A1="","no response",A1)

Depois de digitar a fórmula em B1, pressione Enter para confirmá-la. Em seguida, arraste a alça de preenchimento (um pequeno quadrado no canto inferior direito da célula B1) para baixo para copiar a fórmula para outras células na coluna B. Isso estende a lógica para o restante do seu conjunto de dados.

Preencha um valor padrão se a célula estiver em branco com Localizar e Substituir

A função Localizar e Substituir do Excel oferece uma maneira rápida de substituir todas as células em branco em um intervalo selecionado por um valor pré-especificado. Este método sobrescreve quaisquer células realmente em branco no local, tornando-o útil para substituir permanentemente células vazias por dados.

Cenários aplicáveis: É mais útil quando você deseja preencher lacunas em um conjunto de dados estático, como finalizar uma planilha de dados antes da distribuição ou impressão. Sua vantagem está na eficiência para tabelas de tamanho médio, mas pode não distinguir entre células que parecem vazias, mas na verdade contêm caracteres invisíveis ou fórmulas retornando resultados vazios.

1. Selecione o intervalo de células onde deseja preencher os espaços em branco. Pressione Ctrl + H para abrir a caixa de diálogo Localizar e Substituir.

2. Deixe o campo Localizar o que vazio, e insira o valor padrão desejado (por exemplo, "N/A" ou "0") no campo Substituir por campo.

3. Clique Substituir Tudo. Quando solicitado, confirme a substituição clicando OK. Todas as células em branco em sua seleção agora estão preenchidas com seu valor padrão.

Preencha um valor padrão se a célula estiver em branco com Ir Para Especial

O recurso Ir Para Especial do Excel permite que você selecione todas as células em branco em um intervalo de uma vez, facilitando o preenchimento delas com qualquer valor ou até mesmo uma fórmula. Este método é eficiente ao trabalhar com grandes ou irregulares intervalos de dados.

Cenários aplicáveis: Use essa abordagem quando quiser preencher apenas as células realmente vazias (excluindo aquelas com fórmulas que podem retornar valores em branco) e quando desejar inserir o mesmo valor em todas as células selecionadas simultaneamente. Isso é especialmente adequado para limpar dados importados ou preparar uma planilha para cálculos adicionais.

1. Selecione o intervalo de dados de destino. Pressione Ctrl + G para abrir a janela Ir Para diálogo, e então clique Especial.

2. Na janela Ir Para Especial selecione a opção Espaços em branco opção e clique OK.

3. O Excel agora destaca todas as células em branco em seu intervalo. Simplesmente digite seu valor padrão (por exemplo, "Falta") e depois pressione Ctrl + Enter. Esta ação preenche todas as células em branco selecionadas de uma vez.

Preencha o valor acima/abaixo ou um valor padrão se a célula estiver em branco com Kutools para Excel

Se você deseja a flexibilidade de preencher células em branco com o valor de cima, abaixo, esquerda, direita, um valor fixo ou valores lineares, o recurso Preencher Células em Branco no Kutools para Excel pode simplificar o processo. É especialmente útil quando você precisa padronizar rapidamente grandes tabelas ou importar dados onde algumas células podem estar sem valores.

1. Destaque o intervalo a ser processado, depois vá para Kutools > Inserir > Preencher Células em Branco.

2. Na caixa de diálogo Preencher Células em Branco, escolha as opções desejadas dependendo se você quer preencher os espaços em branco com valores de células vizinhas ou um número/texto fixo.

Preencher com os valores de cima, abaixo, esquerda ou direita:

Preencher espaços em branco com o valor acima (escolha "Com base em valores" e as opções "Para Baixo"):

Preencher espaços em branco com o valor à esquerda (escolha "Com base em valores" e as opções "Direita"):

Preencher espaços em branco com base em um valor fixo:

Preencher espaços em branco com valores lineares:

Use macro VBA para preencher células em branco com um valor padrão especificado

Para usuários do Excel que precisam repetidamente preencher células em branco com um valor padrão consistente — potencialmente em intervalos muito grandes ou em cenários de fluxo de trabalho automatizados — uma simples macro VBA pode ser uma solução eficiente. Com apenas alguns cliques, você pode substituir todas as células genuinamente vazias em seu intervalo selecionado por qualquer valor que especificar, economizando tempo em relação às operações manuais ao lidar com tarefas repetitivas de gerenciamento de dados.

Cenários aplicáveis: Use uma macro VBA quando você precisa realizar essa operação regularmente, manipular conjuntos de dados dinâmicos ou grandes ou incluir o preenchimento de células em branco em um processo maior de automação do Excel. Não só essa abordagem oferece velocidade, mas também permite personalizar ou estender a lógica VBA para necessidades avançadas de limpeza de dados. Este método é especialmente útil se as funções internas do Excel ou add-ins não oferecerem a flexibilidade necessária, ou se você deseja processar grandes pastas de trabalho em lote.

1. Clique em Ferramentas de Desenvolvimento > Visual Basic. Na janela VBA, clique em Inserir > Módulo, depois copie e cole o código abaixo na área do módulo:

Sub FillBlanksWithDefaultValue()
    Dim WorkRng As Range
    Dim Cell As Range
    Dim DefaultValue As Variant
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select range to fill blanks", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    DefaultValue = Application.InputBox("Enter the default value to fill blank cells", xTitleId, "", Type:=2)
    Application.ScreenUpdating = False
    For Each Cell In WorkRng
        If IsEmpty(Cell.Value) Then
            Cell.Value = DefaultValue
        End If
    Next
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

2. Para executar a macro, pressione F5 ou clique no botão "Executar" na janela VBA. Um diálogo solicitará que você selecione o intervalo de células a ser processado e, em seguida, peça para você inserir o valor padrão desejado. Após a confirmação, todas as células em branco no intervalo especificado serão preenchidas com o valor fornecido.

Demonstração: Preencha o valor acima/abaixo ou um valor padrão se a célula estiver em branco com Kutools para Excel