Como categorizar dados com base em valores no Excel?
Em muitas tarefas diárias de processamento de dados no Excel, você pode precisar agrupar ou classificar valores de dados para facilitar a análise e a criação de relatórios. Por exemplo, ao gerenciar notas de exames, números de vendas ou resultados de pesquisas, você pode querer atribuir rapidamente categorias como Alta, Média e Baixa aos valores com base em limites definidos. Suponha que você tenha um conjunto de dados onde deseja rotular qualquer valor maior que 90 como Alta, entre 60 e 90 como Média e menor que 60 como Baixa, conforme ilustrado na captura de tela abaixo. Esse tipo de categorização facilita muito a interpretação de grandes conjuntos de dados e a comunicação de tendências ou desempenho à primeira vista. Como você pode alcançar essa categorização de forma eficiente no Excel?
Categorize dados com base em valores com a função SE
Para uma classificação direta com base em um pequeno número de regras, você pode usar a função SE para atribuir categorias de acordo com os intervalos de valores que você especificar.
Esse método é ideal quando suas regras de categorização são simples e os limites são fixos. Sua maior vantagem é a simplicidade, mas pode se tornar complicado se houver muitas categorias ou se a lógica ficar complexa.
Para categorizar seus dados, siga estas etapas:
Passo 1: Insira a seguinte fórmula em uma célula em branco (por exemplo, B2, assumindo que seus valores começam em A2):
=IF(A2>90,"High",IF(A2>60,"Medium","Low"))Passo 2: Pressione Enter para confirmar. Em seguida, arraste a alça de preenchimento para aplicar a fórmula ao restante dos dados. Os valores agora serão categorizados conforme mostrado abaixo:
Explicação de parâmetros & dicas:
- A fórmula verifica o valor em A2. Se for maior que 90, o resultado é "Alta". Caso contrário, verifica se é maior que 60; se sim, retorna "Média". Caso contrário, atribui "Baixa".
- Você pode ajustar os limites e os rótulos de categoria (por exemplo, 90, 60) para se adequar ao seu cenário.
- Se seus dados começarem em uma linha diferente, modifique "A2" de acordo.
- Verifique novamente os sinais de maior que / menor que para garantir a categorização correta.
Problemas comuns & solução de problemas:
- Se a fórmula retornar um erro, verifique se há espaços extras ou referências de células incorretas.
- Se a saída não corresponder às expectativas, certifique-se de que a ordem lógica da função SE aninhada está correta.
Categorize dados com base em valores com a função PROCV
Quando você precisa lidar com regras de classificação mais complexas com várias categorias ou deseja uma maneira mais fácil de ajustar essas regras, a função PROCV oferece uma alternativa flexível. Isso é especialmente útil se suas categorias ou intervalos mudarem frequentemente ou forem mantidas em uma tabela de referência separada.
Neste método, uma tabela de consulta define os pontos de interrupção de valores e seus respectivos nomes de categorias. Ela permite que você adicione, remova ou atualize facilmente a lógica da categoria sem modificar fórmulas individuais.
Passo 1: Crie uma tabela de referência (por exemplo, nas células F1:G6) com a coluna à esquerda listando os valores mínimos para cada categoria e a coluna à direita mostrando os nomes de categorias correspondentes.
Passo 2: Insira a seguinte fórmula em uma célula em branco, como B2:
=VLOOKUP(A2,$F$1:$G$6,2,1)Passo 3: Pressione Enter, depois arraste a alça de preenchimento para aplicar a fórmula ao restante de seus dados. Seus valores serão categorizados de acordo:
Nota: Na fórmula:
- A2 é sua célula de valor.
- $F$1:$G$6 é o intervalo da tabela de consulta.
- 2 refere-se à coluna com rótulos de categoria.
- 1 significa correspondência aproximada. Certifique-se de que a coluna F esteja classificada em ordem crescente.
Explicação de parâmetros & dicas:
- Você pode atualizar a tabela de consulta para refletir quaisquer alterações na lógica de classificação sem editar a fórmula principal.
- Certifique-se de que sua tabela de consulta esteja classificada pelo valor do limite mínimo em ordem crescente.
- Apropriado para lidar com muitas categorias ou cenários de segmentação complexos.
Problemas comuns & solução de problemas:
- Se a fórmula retornar
#N/D, verifique se o valor existe dentro do intervalo de sua tabela de consulta e se a tabela está classificada corretamente. - Se as categorias parecerem desalinhadas, verifique se os pontos de interrupção na coluna à esquerda estão logicamente ordenados e apropriados para os dados.
Categorize dados visualmente usando Formatação Condicional
A Formatação Condicional no Excel permite que você distinga visualmente categorias de dados sem adicionar rótulos de texto explícitos. Aplicando escalas de cores, barras de dados ou conjuntos de ícones, você pode destacar facilmente valores Altos, Médios e Baixos para interpretação rápida. Esse método é ideal para painéis, relatórios e análises rápidas onde pistas visuais são mais eficazes do que textos.
Casos de uso típicos incluem:
- Apresentar insights resumidos durante reuniões ou em relatórios.
- Destacar outliers ou identificar tendências em um intervalo de dados.
- Minimizar a poluição visual evitando colunas extras ou rótulos de texto.
Para aplicar Formatação Condicional para categorizar seus dados:
- Selecione o intervalo de dados (por exemplo, A2:A20).
- Clique em Página Inicial > Formatação Condicional.
- Para escalas de cores:
1）Escolha Escalas de Cores, e selecione uma escala de três cores representando Baixa, Média e Alta.
2）Para ajustar os limites, vá para Formatação Condicional > Gerenciar Regras > Editar Regra. - Para conjuntos de ícones:
1）Escolha Conjuntos de Ícones (por exemplo, semáforos, setas).
2）Depois use Gerenciar Regras > Editar Regra para definir os limites, como:
“Verde” para valores > 90, “Amarelo” para valores > 60, e “Vermelho” para ≤ 60.
Dicas e precauções:
- A formatação condicional não altera os dados subjacentes ou a estrutura—mantendo sua planilha limpa.
- Para limpar ou modificar a formatação, use Formatação Condicional > Limpar Regras.
- Você pode reutilizar a mesma formatação usando o Pincel de Formatação.
- Sinta-se à vontade para personalizar temas de cores ou conjuntos de ícones com base em suas necessidades de relatório.
Possíveis problemas & solução de problemas:
- Se ícones ou cores incorretos aparecerem, verifique novamente seus limites de regra.
- Se a formatação for aplicada ao intervalo errado, limpe as regras e reaplique à seleção correta.
Vantagens: Categorização visual rápida sem colunas extras.
Desvantagens: Sem saída de texto de categoria real—pode não ser ideal quando filtragem adicional, exportação ou cálculos são necessários.
Automatize a categorização com código VBA
Para grandes conjuntos de dados ou requisitos altamente personalizados de classificação, usar código VBA (Visual Basic for Applications) pode automatizar o processo de atribuição de categorias ou aplicação de formatação com base em intervalos de valores. Essa abordagem é prática quando você tem tarefas repetitivas, deseja padronizar o processamento de dados ou precisa aplicar ou executar novamente rapidamente a categorização com diferentes regras.
Casos de uso típicos:
- Categorize automaticamente longas listas sem entrada manual de fórmulas.
- Aplique lógica personalizada ou combine a atribuição de categoria com outras tarefas (por exemplo, destaque ou exporte).
- Reaplique rapidamente a classificação após atualizações de dados.
Nota: Salve sua pasta de trabalho antes de executar o código VBA, pois as macros não podem ser desfeitas. Habilite macros se solicitado.
Para usar VBA para categorização automática:
1. Clique em Desenvolvedor > Visual Basic para abrir a janela Microsoft Visual Basic for Applications. Depois clique em Inserir > Módulo e cole o seguinte código na janela do módulo:
Sub CategorizeValues()
Dim rng As Range
Dim cell As Range
Dim categoryCol As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set rng = Application.InputBox("Select data range (single column):", xTitleId, "", Type:=8)
If rng Is Nothing Then Exit Sub
Set categoryCol = rng.Offset(0, 1)
For Each cell In rng
If IsNumeric(cell.Value) Then
Select Case cell.Value
Case Is > 90
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "High"
Case Is > 60
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Medium"
Case Else
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = "Low"
End Select
Else
categoryCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = ""
End If
Next cell
End Sub2. Clique no 
Executar botão para executar. Quando solicitado, selecione a coluna contendo os valores (por exemplo, pontuações). A macro escreverá o resultado da categoria (Alta / Média / Baixa) na coluna imediatamente à direita.
Explicação & pontos-chave:
- Os limites estão definidos no código: valores > 90 → Alta, > 60 → Média, senão Baixa. Você pode personalizar esses números.
- Valores não numéricos são ignorados e deixados em branco.
- Para saída em uma coluna diferente, modifique
rng.Offset(0, 1)de acordo.
Lembretes de erro & solução de problemas:
- Se nada acontecer, verifique suas configurações de segurança de macro e confirme que as macros estão habilitadas.
- Se você selecionou o intervalo errado, basta executar a macro novamente.
- Sempre trabalhe em uma cópia de seu arquivo se estiver testando pela primeira vez.
Vantagens: Eficiente para grandes conjuntos de dados, regras personalizáveis, reduz o trabalho manual.
Desvantagens: Requer a habilitação de macros e familiaridade básica com VBA.
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