Criar uma caixa de pesquisa no Excel – Um guia passo a passo

Criar uma caixa de pesquisa no Excel potencia a funcionalidade das suas folhas de cálculo, permitindo filtrar e aceder rapidamente a dados específicos. Este guia apresenta diversos métodos para implementar uma caixa de pesquisa, adaptados a diferentes versões do Excel. Seja utilizador principiante ou avançado, estes passos ajudá-lo-ão a configurar uma caixa de pesquisa dinâmica com recurso a funcionalidades como a função FILTRAR, Formatação Condicional e várias fórmulas.

• Crie facilmente uma caixa de pesquisa com a função FILTRAR
  (disponível no Excel 2019 e posterior, Excel para Microsoft 365)
• Crie uma caixa de pesquisa utilizando Usar Formatação Condicional
  (disponível em todas as versões do Excel)
• Crie uma caixa de pesquisa com combinações de fórmulas
  (disponível em todas as versões do Excel)

Crie facilmente uma caixa de pesquisa com a função FILTRAR

• Esta função atualiza automaticamente o resultado sempre que os seus dados forem modificados.
• A função FILTRAR pode devolver qualquer número de resultados — desde uma única linha até milhares — conforme o número de entradas no seu conjunto de dados que correspondam aos critérios definidos.

Aqui mostro-lhe como usar a função FILTRAR para criar uma caixa de pesquisa no Excel.

Passo 1: Inserir uma caixa de texto e configurar propriedades

1. Aceda ao separador «Programador», clique em «Inserir» > «Caixa de Texto (Controlo ActiveX)».
   Dica: Se o separador «Programador» não estiver visível na Friso, pode ativá-lo seguindo as instruções neste tutorial:Como mostrar/exibir o separador programador no Friso do Excel?
   
2. O cursor transformar-se-á numa cruz; de seguida, arraste-o para desenhar a caixa de texto na localização da folha de cálculo onde pretende inseri-la. Após desenhar a caixa de texto, solte o botão do rato.
   
3. Clique com o botão direito do rato na caixa de texto e escolha «Propriedades» no menu de contexto.
   
4. No painel «Propriedades», ligue a caixa de texto a uma célula inserindo a referência da célula no campo «LinkedCell». Por exemplo, ao digitar "J2", assegura que quaisquer dados introduzidos na caixa de texto sejam automaticamente atualizados na célula J2 — e vice-versa.
   
5. Clique em «Modo de Estrutura» no separador «Programador» para sair desse modo.
   

A caixa de texto permite agora inserir texto.

Passo 2: Aplicar a função FILTRAR

1. Antes de utilizar a função FILTRAR, copie a linha original dos cabeçalhos para uma nova área. Aqui, coloquei a linha de cabeçalhos abaixo da caixa de pesquisa.
   
2. Selecione a célula sob o primeiro cabeçalho (por exemplo, I5 neste exemplo), introduza a seguinte fórmula nela e prima a tecla «Enter» para obter o resultado.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Conforme mostrado na captura de ecrã acima, como a caixa de texto já não tem qualquer entrada, a fórmula apresenta o resultado «Nenhum Dado Encontrado» em I5.

Resultado: Testar a caixa de pesquisa

Vamos agora testar a caixa de pesquisa. Neste exemplo, ao introduzir o nome de um cliente na caixa de pesquisa, os resultados correspondentes são filtrados e apresentados imediatamente.

Crie uma caixa de pesquisa utilizando Usar Formatação Condicional

A Formatação Condicional pode ser utilizada para destacar dados que correspondam a um termo de pesquisa, criando indiretamente um efeito de caixa de pesquisa. Este método não filtra os dados, mas orienta visualmente o utilizador para as células relevantes. Esta secção mostra-lhe como criar uma caixa de pesquisa utilizando a Formatação Condicional no Excel.

Passo 1: Inserir uma caixa de texto e configurar propriedades

1. Aceda ao separador «Programador», clique em «Inserir» > «Caixa de Texto (Controlo ActiveX)».
   Dica: Se o separador «Programador» não estiver visível no Friso, pode ativá-lo seguindo as instruções deste tutorial:Como mostrar/exibir o separador Programador no Friso do Excel?
   
2. O cursor transformar-se-á numa cruz e, de seguida, terá de arrastar o cursor para desenhar a caixa de texto na localização da folha de cálculo onde pretende colocá-la. Após desenhar a caixa de texto, solte o rato.
   
3. Clique com o botão direito do rato na caixa de texto e escolha **Propriedades** no menu de contexto.
   
4. No painel «Propriedades», ligue a caixa de texto a uma célula introduzindo a respetiva referência no campo «LinkedCell». Por exemplo, ao inserir «J3», assegura que todos os dados digitados na caixa de texto são automaticamente atualizados na célula J3 — e vice-versa.
   
5. Clique em «Modo de Estrutura» no separador «Programador» para sair desse modo.
   

A caixa de texto permite agora a introdução de texto.

Passo 2: Aplicar o Usar Formatação Condicional para pesquisar dados

1. Selecione todo o intervalo de dados a pesquisar. Aqui, escolhi o intervalo A3:G279.
2. No separador «Base», clique em  «Usar Formatação Condicional» > «Nova Regra».
   
3. Na caixa de diálogo «Nova Regra de Formatação»:
   1. Selecione «Utilizar uma fórmula para determinar quais as células a formatar» nas opções «Selecionar um tipo de regra».
   2. Introduza a seguinte fórmula na caixa «Formatar valores onde esta fórmula for verdadeira».

      =$B3=$J$3

      Aqui, «$B3» representa a primeira célula na coluna que pretende comparar com os critérios de pesquisa no Selecionar intervalo, e «$J$3» é a célula associada à caixa de pesquisa.
   3. Clique no botão «Formatar» para especificar um Cor de preenchimento para os resultados da pesquisa.
   4. Clique no botão «OK». Veja a captura de ecrã:
      

Resultado

Vamos agora testar a caixa de pesquisa. Neste exemplo, ao introduzir o nome de um cliente na caixa de pesquisa, as linhas correspondentes que contêm esse cliente na coluna B são imediatamente destacadas com a cor de preenchimento especificada.

Criar uma caixa de pesquisa com combinações de fórmulas

Se não estiver a utilizar a versão mais recente do Excel e preferir uma alternativa ao Intervalo de Linha Destacada, o método descrito nesta secção será uma excelente opção. Com uma combinação de fórmulas do Excel, pode criar uma caixa de pesquisa totalmente funcional em qualquer versão do Excel. Siga os passos abaixo.

Passo 1: Criar uma lista de valores únicos a partir da coluna de pesquisa

1. Neste caso, selecionei e copiei o intervalo «B4:B281» para um Nova planilha.
2. Após colar o intervalo numa nova folha, mantenha os dados colados selecionados, aceda ao separador «Dados» e escolha «Remover duplicados».
   
3. Na caixa de diálogo «Remover duplicatas» que se abre, clique em «OK».
   
4. É então apresentada uma caixa de aviso do «Microsoft Excel» a indicar quantos duplicados foram removidos. Clique em «OK».
   
5. Após remover os duplicados, selecione todos os valores únicos da lista, excluindo o cabeçalho, e atribua um nome a este intervalo introduzindo-o na caixa «Nome». Neste caso, dei-lhe o nome «Customer».
   

Passo 2: Inserir uma caixa de combinação e configurar propriedades

1. Volte à folha de cálculo que contém o conjunto de dados que pretende pesquisar. Aceda ao separador «Programador», clique em «Inserir» > «Caixa de Combinação (Controlo ActiveX)».
   Dica: Se o separador «Programador» não estiver visível no Friso, pode ativá-lo seguindo as instruções deste tutorial:Como mostrar/exibir o separador Programador no Friso do Excel?
   
2. O cursor transforma-se numa cruz; arraste-o depois para desenhar a caixa de combinação na localização da folha onde pretende colocar a caixa de pesquisa. Após desenhar a caixa de combinação, liberte o rato.
   
3. Clique com o botão direito do rato na caixa de combinação e escolha «Propriedades» no menu de contexto.
   
4. No painel «Propriedades»:
   1. Associe a caixa de combinação a uma célula introduzindo a referência da célula no campo «LinkedCell». Aqui, digito "M2".
   2. No campo «ListFillRange», introduza o «Nome da célula» que especificou para a lista única no Passo 1.
   3. Altere o campo «MatchEntry» para «2 – fmMatchEntryNone».
   4. Feche o painel «Propriedades».
      
5. Clique em «Modo de Estrutura» no separador «Programador» para sair desse modo.
   

Pode agora selecionar qualquer item na caixa de combinação ou digitar texto para pesquisar.

Passo 3: Aplicar fórmulas

1. Crie três colunas auxiliares adjacentes ao intervalo de dados original. Veja a captura de ecrã:
   
2. Na célula (H5), sob o cabeçalho da primeira coluna auxiliar, introduza a seguinte fórmula e prima Enter.

   =ROWS($B$5:B5)

   Aqui, «B5» é a célula que contém o nome do primeiro cliente na coluna a pesquisar.
   
3. Faça duplo clique no canto inferior direito da célula com a fórmula; as células seguintes serão preenchidas automaticamente com a mesma fórmula.
   
4. Na célula (I5), sob o cabeçalho da segunda coluna auxiliar, introduza a seguinte fórmula e prima «Enter». Depois, faça duplo clique no canto inferior direito da célula com a fórmula para preencher automaticamente as células abaixo com a mesma fórmula.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Aqui, «M2» é a célula ligada à caixa de combinação.
   
5. Na célula (J5) sob o cabeçalho da terceira coluna auxiliar, introduza a seguinte fórmula e prima «Enter». Em seguida, faça duplo clique no canto inferior direito da célula com a fórmula para preencher automaticamente as células abaixo com a mesma fórmula.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Copie a linha original dos cabeçalhos para uma nova área. Aqui coloquei a linha de cabeçalhos por baixo da caixa de pesquisa.
   
7. Selecione a célula sob o primeiro cabeçalho (por exemplo, L5 neste caso), insira a seguinte fórmula e prima Enter.

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   Aqui, «A5:G281» representa todo o intervalo de dados que pretende apresentar na célula de resultados.
   
8. Selecione esta célula com a fórmula, arraste a «Alça de Preenchimento» para a direita e depois para baixo para aplicar a fórmula às colunas e linhas correspondentes.
   
   Notas:

   • Como não existe qualquer entrada na caixa de pesquisa, os resultados da fórmula irão mostrar os dados brutos.
   • Este método não diferencia maiúsculas de minúsculas, ou seja, corresponderá ao texto independentemente de escrever com letras maiúsculas ou minúsculas.

Resultado

Vamos agora testar a caixa de pesquisa. Neste exemplo, ao introduzir ou selecionar o nome de um cliente na caixa de combinação, as linhas correspondentes que contêm esse nome na coluna B são filtradas e apresentadas imediatamente no intervalo de resultados.

Criar uma caixa de pesquisa no Excel pode transformar radicalmente a forma como interage com os seus dados, tornando as suas folhas de cálculo mais dinâmicas e intuitivas. Seja pela simplicidade da função FILTRAR, pelo apoio visual da Formatação Condicional ou pela flexibilidade de combinações avançadas de fórmulas, cada abordagem oferece ferramentas poderosas para potenciar a sua análise de dados. Experimente estas técnicas e descubra qual se adapta melhor às suas necessidades e cenários específicos. Para quem quer dominar ainda mais o Excel, o nosso site conta com uma vasta coleção de tutoriais.Descubra mais dicas e truques do Excel aqui.

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