Como guardar critérios ou ordem de ordenação personalizados no Excel?
No trabalho diário com o Excel, poderá frequentemente precisar de ordenar dados segundo uma sequência específica que não está incluída nas opções predefinidas do Excel. Embora a funcionalidade integrada Vistas Personalizadas possa ajudar a guardar definições de filtros ou determinadas preferências de visualização, não retém ordens de ordenação personalizadas. Isto pode constituir um desafio se o seu fluxo de trabalho ou os seus padrões de relatórios exigirem uma ordenação personalizada consistente e repetível — por exemplo, ordenar territórios de vendas, fases de projeto ou categorias de prioridade numa ordem não alfabética. Neste artigo, revelamos formas práticas de guardar, reutilizar e gerir as suas próprias sequências de ordenação para tabelas do Excel. Ao dominar estas técnicas, aumentará significativamente a eficiência e a consistência das suas tarefas de análise de dados e elaboração de relatórios.
Guardar critérios/ordem de ordenação personalizados com a funcionalidade Editar Lista Personalizada
Guardar critérios/ordem de ordenação personalizados com a funcionalidade Editar Lista Personalizada
Este método mostra como guardar uma sequência de ordenação definida pelo utilizador utilizando a função Lista Personalizada do Excel. Ao criar Listas Personalizadas, pode aplicar rapidamente a mesma lógica de ordenação a outros conjuntos de dados — ideal para necessidades recorrentes de relatórios ou sempre que as opções de ordenação predefinidas não forem suficientes (por exemplo, ao ordenar categorias como «Alto», «Médio» e «Baixo»). Este método é simples, não requer ferramentas adicionais e oferece uma forma flexível de padronizar a ordenação de dados em múltiplos livros de trabalho.
1. Após ordenar a sua lista de dados conforme desejado, clique em Ficheiro > Opções(ou, em versões anteriores do Excel, clique no botão do Office >)Opções do Excel) para abrir a caixa de diálogo Opções do Excel.
2. Na caixa de diálogo Opções do Excel, navegue até ao separador Avançadas no painel esquerdo. Em seguida, na secção Geral, clique no botão Editar Lista Personalizada. Veja a imagem:
Nota: No Excel 2007, tem de selecionar Popular na barra lateral esquerda e, depois, clicar no botão Editar Lista Personalizada na secção Opções principais para trabalhar com o Excel.
3. Na caixa de diálogo Lista Personalizada que aparece, localize a caixa Importar lista das células. Clique no botão Procurar para selecionar o intervalo que contém os seus itens personalizados ordenados. Depois, clique em 
Importar e, em seguida, em OK para guardar as suas Listas Personalizadas. Veja a imagem:
Dica: Certifique-se de que o intervalo que seleciona para importação corresponde exatamente à sequência que pretende utilizar para futuras ordenações. Quaisquer alterações na lista de origem não atualizam automaticamente o Listas Personalizadas; terá de reimportar caso a sequência mude. Além disso, tenha cuidado para importar apenas a coluna relevante, pois a importação de células não pretendidas poderá provocar erros de ordenação.
4. Confirme ao premir OK na caixa de diálogo Opções do Excel. A sua ordem personalizada está agora guardada no Excel como uma Lista Personalizada reutilizável.
Esta configuração permite reutilizar eficientemente a sua sequência em folhas e livros de trabalho diferentes, mas note que os Lista Personalizada são guardados ao nível da aplicação (Excel) no seu computador, e não dentro dos ficheiros individuais. Se partilhar ficheiros, os destinatários terão de recriar o Listas Personalizadas nas suas próprias instalações para obter um comportamento consistente.
Para utilizar a sua ordem de ordenação personalizada guardada noutro conjunto de dados, proceda da seguinte forma:
5. Selecione o intervalo ou a tabela que pretende ordenar segundo a sua ordem personalizada. Clique no separador Dados > Ordenar.
6. Na caixa de diálogo Ordenar, especifique a coluna que pretende ordenar no menu pendente Coluna. Certifique-se de que Valores está selecionado em Ordenar por e, em seguida, escolha Listas Personalizadas no menu pendente Ordem. Veja a imagem:
7. Na janela Lista Personalizada, selecione a lista personalizada que criou anteriormente na caixa Lista Personalizada e confirme ao clicar em OK.
8. Finalize ao premir OK na caixa de diálogo Ordenar para ordenar a sua lista de acordo com a sua ordem personalizada.
O seu Selecionar intervalo será agora ordenado de acordo com a ordem armazenada no seu Listas Personalizadas, conforme ilustrado abaixo:
Dica prática: Se precisar de utilizar esta ordem de ordenação regularmente em diferentes máquinas ou livros de trabalho, considere documentar os passos para os seus colegas ou exportar a sua sequência como uma lista de referência. Lembre-se de atualizar as suas Listas Personalizadas sempre que a lógica de ordenação mudar ao longo do tempo.
Limitações: Embora criar uma Lista Personalizada seja rápido e conveniente, este método não preserva critérios de ordenação multinível (por exemplo, ordenar por várias colunas simultaneamente) nem pode ser facilmente transferido entre computadores sem recriar manualmente a Lista Personalizada. Esta abordagem é ideal para requisitos recorrentes de ordenação de coluna única.
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