Como inserir/exibir texto ou mensagem se as células estiverem em branco no Excel?

Este método demonstra como localizar e selecionar rapidamente todas as células em branco dentro de um intervalo especificado, para que você possa inserir um texto personalizado nelas de uma só vez. Isso é ideal para situações onde você precisa de uma substituição pontual — como marcar dados ausentes antes de enviar relatórios. No entanto, essa abordagem é estática: se novas células em branco aparecerem posteriormente, será necessário repetir o processo.

1. Selecione o intervalo onde deseja identificar células em branco e exibir uma mensagem ou texto nelas. Recomenda-se evitar selecionar linhas ou colunas extras além do seu conjunto de dados real, pois isso poderia resultar em alterações desnecessárias.

2. Vá até a guia Página Inicial , depois clique em Localizar e Selecionar > Ir para Especial.

3. Na caixa de diálogo "Ir para Especial", marque a opção Em Branco e clique em OK.

Agora, todas as células em branco dentro do intervalo selecionado estão destacadas e prontas para edição.

4. Digite o texto que você deseja exibir em todas as células em branco — por exemplo, "SEM DADOS". Depois pressione Ctrl + Enter ao mesmo tempo. Esta ação insere seu texto em todas as células em branco selecionadas simultaneamente.

Todas as células em branco-alvo agora mostrarão o texto especificado. Observação: Este método sobrescreve as células em branco selecionadas, portanto, não exibe mensagens dinâmicas se mais dados forem excluídos para criar novos espaços em branco. Para necessidades contínuas, considere um método baseado em fórmulas ou VBA.

Se você regularmente precisa preencher células em branco em grandes conjuntos de dados ou aplicar valores consistentes, o Kutools para Excel oferece um recurso dedicado de Preenchimento de Células em Branco que simplifica e acelera o processo, minimizando o esforço manual e ajudando a evitar erros comuns aos métodos manuais.

1. Destaque o intervalo de dados onde deseja exibir texto ou mensagens personalizadas em todas as células em branco. Isso é especialmente útil para tabelas ou relatórios grandes onde a consistência é necessária.

2. Navegue até a aba Kutools , depois escolha Ferramentas de Inserção > Preencher Células em Branco.

3. Na caixa de diálogo Preencher Células em Branco, selecione a opção Valor Fixo. Insira o texto desejado (como "SEM DADOS" ou "Ausente") no campo Valor de Preenchimento. Clique em Ok.

O Kutools preenche todas as células em branco com o valor especificado de uma só vez. Este recurso reduz o risco de pular células ou cometer erros de digitação típicos de processos manuais. Se o conjunto de dados for atualizado com frequência, lembre-se de que este método preenche diretamente os espaços em branco atuais; novas células vazias exigirão que você reaplique a ferramenta conforme necessário.

Demonstração

Se você prefere uma exibição dinâmica, onde as células mostram automaticamente a mensagem escolhida sempre que estiverem vazias, pode usar a função SE. Isso é especialmente útil quando a entrada de dados está em andamento ou é frequentemente atualizada — as fórmulas ajustarão automaticamente a exibição à medida que os valores forem adicionados ou removidos.

Selecione uma célula em branco onde deseja que a saída apareça (esta deve ser a célula correspondente ao primeiro item no seu intervalo original). Insira a seguinte fórmula:

=IF(A1="","NO DATA",A1)

Arraste a alça de preenchimento (um pequeno quadrado na parte inferior direita da célula) para baixo ou para o lado para preencher o restante do intervalo onde a saída é necessária. Isso criará um novo intervalo que espelha seus dados originais, exibindo "SEM DADOS" para espaços em branco e o valor real para células preenchidas.

Nota: Nesta fórmula, A1 refere-se à célula original sendo verificada, e "SEM DADOS" é a mensagem exibida para espaços em branco. Ajuste esses conforme necessário para seus dados específicos.

Dica: Você pode copiar esta fórmula para uma nova planilha ou uma coluna adjacente para evitar sobrescrever seus dados originais e usar formatação adicional conforme necessário. Tenha em mente que as fórmulas não preencherão literalmente os espaços em branco de dados, mas exibirão o texto especificado com base no valor da célula correspondente.

A formatação condicional oferece uma maneira rápida e visual de identificar células em branco, destacando-as automaticamente ou exibindo texto ou ícones personalizados. Essa abordagem é adequada quando você deseja sinalizar visualmente dados ausentes para si ou para outros sem alterar nenhum valor de célula real. Funciona dinamicamente — se os dados mudarem, a formatação será atualizada automaticamente.

1. Selecione o intervalo onde deseja identificar ou indicar visualmente células em branco.

2. Vá até a guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional > Nova Regra.

3. Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, selecione Usar uma fórmula para determinar quais células formatar.

4. Insira esta fórmula, ajustando a referência da célula conforme necessário (assumindo que sua seleção comece em A1):

=ISBLANK(A1)

5. Clique em Formatar… e defina sua formatação preferida — como cor de preenchimento, cor da fonte, depois clique em OK.

Nota: A formatação condicional não preenche dados, mas fornece pistas visuais fortes ou pode exibir sobreposições de texto, ajudando os usuários a identificar rapidamente e de forma eficiente os valores ausentes. Para validação de dados ou relatórios resumidos, esse método é particularmente valioso quando você não quer alterar o conteúdo real da planilha.

Se você precisa automatizar o processo de preencher células em branco ou aplicá-lo repetidamente a diferentes intervalos, usar uma macro VBA é uma opção robusta. O VBA permite que você processe grandes conjuntos de dados de forma eficiente, padronize o processo em diferentes planilhas ou aplique critérios de mensagens específicos com o mínimo esforço manual. Essa abordagem é especialmente benéfica quando outros usuários realizarão a mesma tarefa repetidamente ou ao integrar em relatórios em lote.

1. Clique em Desenvolvedor > Visual Basic para abrir o editor VBA. Na nova janela Microsoft Visual Basic para Aplicativos, clique em Inserir > Módulo. Cole o seguinte código no módulo:

Sub FillBlanksWithMessage()
    Dim Rng As Range
    Dim WorkRng As Range
    Dim Sigh As String
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set WorkRng = Application.Selection
    Set WorkRng = Application.InputBox("Select the range to fill blanks with message", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
    
    Sigh = Application.InputBox("Enter the message/text to fill in blank cells", xTitleId, "NO DATA", Type:=2)
    
    For Each Rng In WorkRng
        If IsEmpty(Rng.Value) Then
            Rng.Value = Sigh
        End If
    Next
End Sub

2. Para executar a macro, pressione a tecla F5 ou clique em Executar. A macro solicitará que você selecione um intervalo e, em seguida, perguntará pela mensagem personalizada. Após confirmar, todas as células em branco no intervalo escolhido serão preenchidas com a mensagem especificada.

Dica: Lembre-se de salvar seu trabalho antes de executar macros, pois as alterações não podem ser facilmente desfeitas. Este método sobrescreve células em branco existentes, então use cautela se precisar manter algumas células vazias para entrada de dados futura.

Vantagem: Altamente eficiente para grandes conjuntos de dados ou para processos recorrentes. Limitação: Não é adequado para usuários não familiarizados com a habilitação de macros ou em ambientes restritos onde o VBA está desativado.

É importante selecionar o método apropriado dependendo do seu fluxo de trabalho e necessidades. Para marcação estática e pontual de dados, opções embutidas como Ir para Especial ou Kutools fornecem soluções rápidas. Para necessidades contínuas ou dinâmicas, use a função SE ou formatação condicional para atualizações automáticas. O VBA é ideal para automação e processos recorrentes, especialmente em pastas de trabalho grandes ou complexas. Sempre faça backup dos dados originais antes de aplicar alterações em massa, e teste cada método em um pequeno intervalo primeiro para evitar resultados indesejados. Se você encontrar problemas — como fórmulas não atualizando, macros sendo desativadas ou formatação condicional não exibindo como esperado — verifique novamente as referências de intervalo de dados, configurações de segurança de macros e regras de formatação. Com essas soluções, você pode melhorar de forma eficiente a clareza dos dados e a precisão dos relatórios nas suas planilhas.

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