Como ocultar itens usados anteriormente na lista suspensa?
No Excel, criar uma lista suspensa padrão é uma técnica comum de entrada de dados, mas e se você quiser que a lista suspensa fique mais curta cada vez que fizer uma seleção - removendo os itens escolhidos anteriormente para que cada opção só possa ser selecionada uma vez? Por exemplo, imagine que você tenha uma lista suspensa com 100 nomes únicos: após selecionar um nome, ele será removido das opções da lista suspensa, restando 99 opções. À medida que você continua fazendo seleções, a lista diminui automaticamente até que não haja mais opções. Esse nível de interatividade pode ser bastante prático em cenários como atribuição de tarefas sem duplicação, arranjo de assentos ou sorteios onde cada escolha deve ser única. No entanto, o Excel não oferece essa funcionalidade diretamente, então você precisa usar soluções alternativas específicas. Nas próximas seções, você encontrará instruções passo a passo sobre como alcançar isso.
Oculte itens usados anteriormente na lista suspensa com colunas auxiliares
Oculte itens usados anteriormente na lista suspensa com colunas auxiliares
Suponha que você tenha uma lista de nomes na Coluna A, conforme mostrado na captura de tela abaixo. Para configurar uma lista suspensa que oculta itens usados anteriormente, prossiga passo a passo conforme descrito. Essa abordagem usa colunas auxiliares extras para rastrear quais itens já foram selecionados e construir a lista de origem dinâmica da lista suspensa. Embora esse método possa parecer elaborado, ele é direto e não requer habilidades de programação.
Os cenários aplicáveis incluem agendamento, atribuição de recursos ou qualquer caso em que um item só deve ser escolhido uma vez até que a lista seja esgotada. A vantagem é a clareza por meio de fórmulas visíveis e lógica rastreável; no entanto, requer a manutenção de colunas adicionais na sua planilha.
1. Ao lado da sua lista de nomes, na célula B1, insira a seguinte fórmula para verificar se um nome já foi escolhido no intervalo suspenso desejado:
=IF(COUNTIF($F$1:$F$11,A1)>=1,"",ROW())Essa fórmula compara cada nome com as seleções feitas na lista suspensa (intervalo F1:F11). Se o nome já foi escolhido, retorna uma célula em branco; caso contrário, retorna o número da linha como um valor auxiliar. Certifique-se de ajustar o intervalo F1:F11 para corresponder ao local onde pretende colocar suas listas suspensas e a referência A1 para o local da sua lista de nomes.
Nota: Verifique duas vezes se o intervalo 'F1:F11' abrange todas as células suspensas. O 'A1' deve apontar para a linha atual na sua lista de nomes.
2. Arraste a alça de preenchimento para baixo para aplicar essa fórmula a todas as linhas da sua lista de nomes. Isso criará uma série de resultados auxiliares identificando nomes não utilizados.
3. Na Coluna C, configure outra fórmula auxiliar na célula C1 para criar dinamicamente uma lista limpa apenas dos nomes não utilizados:
=IF(ROW(A1)-ROW(A$1)+1>COUNT(B$1:B$11),"",INDEX(A:A,SMALL(B$1:B$11,1+ROW(A1)-ROW(A$1))))Essa fórmula coleta todos os nomes não utilizados juntos extraindo os itens apropriados da Coluna A com base nos valores auxiliares na Coluna B. À medida que os nomes são escolhidos e removidos de B, essa lista na Coluna C é atualizada automaticamente. Se sua lista for maior que 11 nomes, certifique-se de ajustar todos os intervalos de acordo.
4. Copie essa fórmula para baixo para corresponder ao comprimento da sua lista original de nomes. O intervalo que você preencher deve ser tão longo quanto sua lista na Coluna A.
5. Para tornar essa lista atualizada dinamicamente utilizável para sua lista suspensa, defina um intervalo nomeado. Selecione a lista recém-criada na Coluna C (por exemplo, C1:C11), depois clique em Fórmulas > Definir Nome.
6. Na caixa de diálogo Novo Nome, insira um nome (por exemplo, namecheck) e use esta fórmula de referência dinâmica para manter o intervalo nomeado corretamente dimensionado à medida que os nomes são selecionados:
=OFFSET(Sheet2!$C$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$C$1:$C$11)-COUNTBLANK(Sheet2!$C$1:$C$11),1)Isso garante que apenas valores não em branco na Coluna C sejam usados para as opções da lista suspensa. Verifique cuidadosamente o nome da sua planilha e as referências de células - usando formatos de endereço exatos - para corresponder à sua própria planilha.
Nota: Se você alterar a lista de nomes, adicionar ou remover linhas, ou usar uma planilha diferente, certifique-se de atualizar a fórmula de acordo para evitar erros.
7. Agora, para criar a lista suspensa real, selecione as células onde deseja que os usuários façam suas seleções (por exemplo, F1:F11). Vá para Dados > Validação de Dados > Validação de Dados.
8. Na caixa de diálogo Validação de Dados, na guia Configurações, escolha Lista e digite =namecheck no campo Origem, referenciando o intervalo nomeado dinâmico que você definiu.
Clique em OK para finalizar. Cada vez que um nome é escolhido na lista suspensa, ele é omitido da lista para as outras listas suspensas, garantindo que todas as escolhas sejam únicas. Se você tentar escolher o mesmo nome em outra célula, verá que ele não estará mais disponível como opção.
Dica: Não exclua ou sobrescreva nenhuma das colunas auxiliares (Colunas B e C), pois elas são essenciais para a lista suspensa ser atualizada corretamente. Considere ocultar essas colunas se quiser manter sua planilha organizada sem prejudicar a funcionalidade. Se você encontrar problemas com atualizações de lista, verifique as fórmulas quanto a discrepâncias de intervalo ou certifique-se de que todos os links de validação de dados estejam corretos e se refiram ao intervalo nomeado pretendido.
Uma limitação dessa abordagem é que, se muitos usuários estiverem fazendo seleções ao mesmo tempo (por exemplo, em uma planilha compartilhada), conflitos ainda podem surgir. Para soluções mais avançadas, escaláveis ou para automatizar essa tarefa com menos desorganização visível na planilha, considere usar VBA - a próxima seção demonstra essa alternativa.
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